BE14: Preocupações dos colaboradores

As preocupações dos colaboradores são acolhidas, avaliadas com imparcialidade e tratadas com transparência

1. Ambição

Uma empresa Future-Fit toma medidas para minimizar as preocupações dos colaboradores e implementa controlos internos que permitem identificar e tratar de forma justa quaisquer questões que surjam.

1.1 O que significa este objetivo

As empresas dependem do compromisso e da motivação dos seus colaboradores, pelo que faz sentido empresarial envolvê-los o mais possível. O objetivo desta Ação Positiva é definir um limiar mínimo de desempenho aceitável nesta matéria, o que significa garantir que a empresa não adota práticas que comprometam o bem-estar dos seus colaboradores.

Nenhuma empresa está totalmente isenta de preocupações por parte dos colaboradores, mas deve fazer tudo o que estiver ao seu alcance para as minimizar e para tratar de forma eficaz e adequada quaisquer questões que surjam.

Para ser Future-Fit, a empresa deve dispor de mecanismos apropriados para identificar e gerir as preocupações dos colaboradores, de modo a garantir que problemas potencialmente graves e queixas legítimas não fiquem por resolver.

1.2 Porque é que este objetivo é necessário

Tal como todos os Objetivos de Limite Mínimo Future-Fit, este objetivo é essencial para garantir que a empresa não está a comprometer o progresso da sociedade rumo a um futuro ambientalmente restaurativo, socialmente justo e economicamente inclusivo. Para saber mais sobre a base científica destes objetivos — fundamentada em mais de 30 anos de ciência sistémica — consulte o Guia de Metodologia.

As estatísticas seguintes ajudam a ilustrar por que razão é crítico que todas as empresas alcancem este objetivo:

  • Apesar das proteções legais existentes em muitos países desenvolvidos, os denunciantes continuam frequentemente a enfrentar consequências negativas, o que os desencoraja de expor irregularidades. Um estudo de cinco anos conduzido pela Public Concern at Work revelou que mais de 80% dos colaboradores que manifestaram preocupações sobre práticas no local de trabalho foram despedidos, vítimas de retaliação ou acabaram por se demitir. [117]
  • Mecanismos eficazes para acolher preocupações ajudam a expor atividades ilegais. Em 2016, a fraude ocupacional causou perdas de 6,3 mil milhões de dólares a empresas em todo o mundo, com uma média de 2,7 milhões de dólares por caso. Nas empresas que dispunham de uma linha de denúncia dedicada, os colaboradores foram os primeiros a sinalizar situações de fraude em 47% dos casos — contra apenas 28% nas empresas sem essa linha de denúncia. [118]

1.3 Como este objetivo contribui para os ODS

Os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS) das Nações Unidas constituem uma resposta coletiva aos maiores desafios sistémicos do mundo, pelo que estão naturalmente interligados. Qualquer ação pode ter um impacto direto sobre alguns ODS e, indiretamente, sobre outros, através de efeitos de arrastamento. Uma empresa Future-Fit pode ter a certeza de que está a contribuir - e de forma nenhuma a prejudicar - o progresso em direção aos ODS.

As empresas podem contribuir para vários Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS) ao garantir que as preocupações dos colaboradores são acolhidas, avaliadas com imparcialidade e tratadas com transparência — e ao incentivar ativamente os seus fornecedores a fazer o mesmo. No entanto, as ligações mais diretas em relação a este objetivo são:

         Ligação a este Objetivo de Limite Mínimo
SDG 5 Apoiar esforços para garantir a participação plena e efetiva das mulheres e a igualdade de oportunidades de liderança a todos os níveis de tomada de decisão.
SDG 10 Apoiar esforços para capacitar e promover a inclusão social, económica e política de todas as pessoas, bem como esforços para garantir igualdade de oportunidades e reduzir desigualdades nos resultados, através da promoção de políticas e ações adequadas.
SDG 16 Apoiar esforços para desenvolver instituições eficazes, responsáveis e transparentes, bem como esforços para assegurar uma tomada de decisão responsiva, inclusiva, participativa e representativa a todos os níveis.

2. Ação

2.1 Por onde começar

Contextualização

Este objetivo trata de questões que não estão abrangidas pelos outros objetivos relativos aos colaboradores e, adicionalmente, garante que os colaboradores têm a possibilidade de alertar a gestão sempre que o desempenho da empresa em relação a esses outros objetivos seja insuficiente.

Para que as preocupações dos colaboradores sejam acolhidas, avaliadas com imparcialidade e tratadas com transparência, todos os colaboradores devem ter acesso a um mecanismo funcional que lhes permita manifestar preocupações gerais e sinalizar práticas potencialmente prejudiciais ou pouco éticas.

Perguntas a colocar

As seguintes perguntas ajudam a identificar as informações a recolher.

A empresa tem um mecanismo formal para recolher e gerir o feedback dos colaboradores?
  • Se apenas existirem práticas informais, será que o juízo pessoal ou a inconsistência no tempo de resposta e no tratamento das reações pode comprometer a capacidade da empresa para responder às preocupações dos colaboradores e beneficiar do seu contributo?
  • A empresa sabe qual é o nível de confiança dos colaboradores relativamente à eficácia com que as suas preocupações são tratadas e, quando aplicável, à confidencialidade do processo?
A empresa promove uma cultura de comunicação aberta?
  • Existem estruturas de incentivos ou de reconhecimento que encorajem os colaboradores a expressar as suas opiniões ou preocupações?
  • É possível para os colaboradores fornecer contributos de forma anónima?
  • Mesmo que exista um mecanismo funcional para acolher preocupações, será que a cultura da empresa ou experiências passadas levam os colaboradores a hesitar em utilizá-lo?
Como definir prioridades

As seguintes perguntas ajudam a identificar e a priorizar ações de melhoria.

Em que áreas poderá a empresa ter maior impacto?
  • Quais são as divisões ou instalações com maior número de colaboradores? Melhorias nestas áreas poderão ter impacto sobre um número mais elevado de pessoas.
  • Onde é mais provável que os colaboradores identifiquem oportunidades ou riscos que não são do conhecimento da gestão? Por exemplo, existem locais geograficamente distantes da sede ou operações que decorrem fora das instalações da empresa ou em áreas remotas?
Em que áreas poderá a empresa progredir mais facilmente?
  • Que tipos de mecanismos para acolher preocupações e ferramentas de comunicação seriam acessíveis ao maior número possível de colaboradores?
  • A empresa já dispõe de um mecanismo de acolhimento de preocupações em partes da sua operação ou em subsidiárias específicas? Poderia esse mecanismo ser adotado de forma mais alargada?
Poderá a empresa ir além do exigido por este objetivo?
  • Além do necessário para atingir este objetivo, existem ações que a empresa possa realizar para garantir que as pessoas têm capacidade e oportunidade de viver vidas plenas?131 Qualquer ação nesse sentido pode acelerar o progresso da sociedade rumo à sustentabilidade Future-Fit. Para mais detalhes, consultar o Guia de Ações Positivas.

A próxima secção descreve os critérios de aptidão necessários para determinar se uma ação específica resultará em progressos rumo à sustentabilidade Future-Fit.

2.2 Prosseguir rumo à sustentabilidade Future-Fit

Introdução

Os dois passos a considerar para avaliar o progresso em relação a este objetivo são: identificar todos os colaboradores da empresa durante o período em análise e garantir que todos têm acesso a um mecanismo adequado para acolher preocupações.

Orientações para determinar quais os trabalhadores que se enquadram na categoria de “colaboradores”

Existem vários tipos de relações laborais entre uma empresa e as pessoas que contribuem com trabalho para as suas atividades. É fundamental distinguir quem deve ser considerado colaborador direto da empresa e quem pertence a uma organização externa que presta serviços à empresa. Para mais detalhes sobre como determinar quem é colaborador, consultar o Guia de Implementação.

A secção seguinte descreve os critérios de avaliação necessários para aferir se uma determinada ação contribui para o progresso rumo à sustentabilidade Future-Fit.

Critérios de avaliação - Fitness criteria

Com base nas orientações dos Princípios das Nações Unidas sobre Empresas e Direitos Humanos, da CSR Europe, e do CAO, considera-se que os critérios seguintes são suficientes para garantir o alinhamento com a sustentabilidade Future-Fit:

Garantir legitimidade
  • Os colaboradores — ou grupos estabelecidos que representem os seus interesses — estão ativamente envolvidos na conceção de qualquer novo mecanismo de acolhimento de preocupações, ou na atualização de mecanismos existentes.
  • O mecanismo é concebido para permitir o reporte de todas as questões concebíveis, independentemente da sua categoria ou tipo.
Assegurar resultados positivos
  • Todas as preocupações são resolvidas de forma atempada e sem comprometer o progresso em relação a outros Objetivos de Limite Mínimo.
Assegurar acessibilidade
  • A informação sobre a existência e utilização do mecanismo de acolhimento de preocupações (para além das linhas hierárquicas diretas, como falar com o superior) é comunicada ativamente a todos os colaboradores.
  • O mecanismo é concebido de forma a permitir a confidencialidade dos colaboradores e a protegê-los contra represálias.
Reduzir a incerteza
  • A nível corporativo e também por local de trabalho, é atribuída a uma equipa ou a um responsável individual a função de facilitar o desenvolvimento e a implementação do mecanismo de acolhimento de preocupações.
Garantir imparcialidade
  • Sempre que necessário (ex.: quando uma queixa é apresentada contra um gestor que normalmente estaria envolvido na resolução do caso), os colaboradores têm acesso a aconselhamento e apoio neutro/independente.
Assegurar transparência
  • Os colaboradores que utilizam o mecanismo de acolhimento de preocupações são devidamente informados ao longo de todo o processo.
Envolver ativamente
  • Os colaboradores — ou grupos estabelecidos que representem os seus interesses — são proativamente consultados sempre que haja alterações a mecanismos existentes, ou antes de qualquer mudança significativa nas atividades da empresa que possa afetar o bem-estar dos colaboradores.
Melhorar continuamente
  • Todas as pessoas que utilizam o mecanismo de acolhimento de preocupações são convidadas a dar feedback sobre como este pode ser melhorado.
  • O desempenho do mecanismo é monitorizado e avaliado com regularidade.
  • A avaliação do mecanismo deve incluir a recolha ativa de feedback junto dos colaboradores, em intervalos regulares.132
  • Quando são identificadas oportunidades de melhoria, a empresa toma medidas para implementar essas mudanças.

3. Avaliação

3.1 Indicadores de progresso

O objetivo dos indicadores de progresso Future-Fit é refletir o grau de evolução de uma empresa no cumprimento de um determinado objetivo. Estes indicadores são expressos em percentagens simples.

Deve procurar-se avaliar a sustentabilidade Future-Fit da empresa em toda a extensão das suas atividades. Em algumas situações, tal pode não ser possível. Nestes casos, deve ser consultada a secção Avaliação e reporte com dados incompletos no Guia de Implementação.

Avaliação do progresso

Este objetivo tem um único indicador de progresso. Para o calcular, devem ser seguidos os seguintes passos:

  • Avaliar o alinhamento de cada colaborador face aos critérios de avaliação.
  • Calcular o progresso global da empresa, considerando todos os colaboradores.
Avaliação do alinhamento para cada colaborador

Embora o alinhamento seja medido ao nível individual, a avaliação pode ser feita por grupo (ex.: por localização, função, etc.), desde que todos os colaboradores do grupo tenham acesso igual ao mesmo mecanismo de acolhimento de preocupações.

O mecanismo é avaliado com base nas oito categorias de critérios de avaliação (legitimidade, resultados positivos, acessibilidade, redução da incerteza, imparcialidade, transparência, envolvimento ativo e melhoria contínua), da seguinte forma:

  • 0% de alinhamento: Não existe qualquer mecanismo formal de acolhimento de preocupações para um colaborador ou grupo de colaboradores, ou não foi realizada uma avaliação do mecanismo face aos critérios, ou o mecanismo não cumpre os dois critérios Garantir legitimidade e Assegurar resultados positivos.

Colaboradores abrangidos por um mecanismo de acolhimento de preocupações são avaliados da seguinte forma:

  • 30% de alinhamento: Cumpridos os critérios Garantir legitimidade e Assegurar resultados positivos.
  • 45% de alinhamento: Cumprido mais um critério adicional.
  • 60% de alinhamento: Cumpridos dois critérios adicionais.
  • 70% de alinhamento: Cumpridos três critérios adicionais.
  • 80% de alinhamento: Cumpridos quatro critérios adicionais.
  • 90% de alinhamento: Cumpridos cinco critérios adicionais.
  • 100% de alinhamento: Todas as categorias de critérios são cumpridas.
Cálculo do progresso da empresa

O progresso global é calculado da seguinte forma:

  • Identificar o número total de colaboradores da empresa durante o período de reporte.133
  • Calcular o progresso como a média ponderada do alinhamento do mecanismo de acolhimento de preocupações da empresa, considerando todos os colaboradores.

Isto pode ser expresso matematicamente da seguinte forma:

\[F=\frac{0(E_{0\%})+0.3(E_{30\%})...+0.9(E_{90\%})+1(E_{100\%})}{E_T}\]

Onde:

\[F\] É o progresso rumo à sustentabilidade Future-Fit, expresso em percentagem.
\[E_{x\%}\] É o número de colaboradores da empresa cuja pontuação de alinhamento é de x%, com base nas oito categorias de critérios de avaliação que estão a ser cumpridas.134
\[E_T\] É o número total de colaboradores da empresa durante o período de reporte.

Para um exemplo de como calcular este indicador de progresso, ver aqui.

3.2 Indicadores de contexto

O objetivo dos indicadores de contexto é fornecer às partes interessadas as informações adicionais necessárias para interpretar de forma completa o progresso de uma empresa.

Número total de colaboradores

Para além da proporção de colaboradores que têm acesso a um mecanismo de acolhimento de preocupações adequado, deve ser reportado o número total de colaboradores que trabalharam para a empresa durante o período de reporte.

Importa salientar que, para este indicador, não é apropriado utilizar o número médio de colaboradores (ex.: considerar dois colaboradores a trabalhar 20 horas por semana como equivalentes a um colaborador a tempo inteiro, ou três pessoas empregadas durante quatro meses como um posto de trabalho a tempo inteiro), pois tal abordagem pode ocultar os impactos sobre um ou mais dos indivíduos abrangidos.

Para um exemplo de como reportar os indicadores de contexto, consultar aqui.

4. Verificação

4.1 Para que serve a verificação e porque é importante

Qualquer empresa que esteja a trilhar o caminho da sustentabilidade Future-Fit incutirá mais confiança entre as suas partes interessadas - desde a administração de topo (CEO, CFO) até a investidores externos - se conseguir demonstrar a qualidade dos seus dados e a robustez dos controlos que os sustentam.

Isto é particularmente importante se a empresa pretender comunicar publicamente o seu progresso rumo à sustentabilidade Future-Fit, uma vez que algumas organizações podem exigir uma verificação independente antes da divulgação pública. Ao implementar controlos eficazes e bem documentados, a empresa facilita a compreensão do seu funcionamento por parte de auditores ou avaliadores externos, apoiando a sua capacidade de prestar garantia e/ou recomendar melhorias.

4.2 Recomendações para este objetivo

Os pontos seguintes destacam áreas que merecem especial atenção relativamente a este objetivo específico. Cada empresa e cada período de reporte são únicos, pelo que os processos de verificação e garantia variam: em qualquer situação, os auditores podem procurar avaliar diferentes controlos e evidências documentadas. Por conseguinte, estas recomendações devem ser entendidas como exemplos ilustrativos do que poderá ser solicitado, e não como uma lista exaustiva do que será exigido.

  • Documentar os métodos utilizados para determinar o número de colaboradores da empresa durante o período de reporte, bem como a forma como esses colaboradores foram organizados em grupos para efeitos da avaliação. Os auditores poderão utilizar esta informação para avaliar o risco de exclusão involuntária de colaboradores na análise.135
  • Criar documentação, como atas de reuniões e listas de presenças, que comprove o envolvimento dos colaboradores e/ou dos seus representantes na criação ou modificação dos mecanismos de acolhimento de preocupações. Os auditores poderão utilizar esta documentação para verificar o envolvimento dos colaboradores nestes processos.
  • Registar os passos dados para comunicar a existência do mecanismo de acolhimento de preocupações aos colaboradores, bem como as instruções sobre a sua utilização. A comunicação inclui todas as formas de integração do mecanismo nos processos ou materiais de recrutamento, na formação ou avaliação de desempenho. Isto pode ajudar os auditores a compreender e avaliar a estratégia da empresa para garantir que os colaboradores estão informados sobre o mecanismo.
  • Documentar o método utilizado para assegurar que os colaboradores que apresentam preocupações através dos mecanismos da empresa permanecem anónimos, sempre que tal for apropriado. Os auditores podem utilizar esta informação para verificar se o mecanismo é acessível aos colaboradores sem receio de represálias.
  • Documentar as condições em que os colaboradores têm acesso a aconselhamento e apoio independentes quando apresentam uma preocupação à empresa. Os auditores poderão avaliar estes processos para validar se a empresa está a cumprir este critério.
  • Documentar o processo seguido para garantir que os controlos estão a funcionar conforme o previsto. Os auditores poderão verificar este processo para determinar se a empresa consegue identificar e resolver eventuais problemas com o sistema de acolhimento de preocupações num prazo razoável.

Para uma explicação mais geral sobre como conceber e documentar controlos internos, consultar a secção Rumo à sustentabilidade Future-Fit de forma sistemática no Guia de Implementação.

5. Informação adicional

5.1 Exemplo

A ACME Inc. vende produtos de limonada. As suas operações incluem dois locais: uma fábrica de engarrafamento e um espaço de escritórios. A empresa tem um total de 250 colaboradores: 50 a trabalhar no escritório e 200 na fábrica de engarrafamento. A empresa tem um mecanismo de acolhimento de preocupações implementado em ambos os locais.

O mecanismo existente no escritório cumpre apenas cinco das oito categorias de critérios: atualmente, não existe forma de aceder a um árbitro independente, a empresa não comunica alterações significativas nas suas atividades aos grupos de colaboradores com antecedência, e os colaboradores que apresentam queixas não recebem qualquer atualização durante o processo. A empresa atribui, por isso, ao mecanismo do escritório uma pontuação de 70% de alinhamento.

O mecanismo da fábrica apresenta as mesmas três lacunas, mas, além disso, a ACME não disponibiliza aos colaboradores da fábrica uma forma de apresentar preocupações de forma anónima. Por esse motivo, atribui ao mecanismo da fábrica uma pontuação de 60% de alinhamento.

A empresa calcula então o seu progresso da seguinte forma:

\[F=\frac{0(E_{0\%})+0.3(E_{30\%})...+1(E_{100\%})}{E_T}=\frac{0.7(50)+0.6(200)}{250}=62\%\]

Indicador de contexto

Número total de colaboradores durante o período de reporte = 250

Bibliografia

[117]
“Whistleblowing: Time for change.” Public Concern at Work, 2016 [Online]. Available: https://s3-eu-west-1.amazonaws.com/public-concern-at-work/wp-content/uploads/images/2019/12/18171747/PCAW_5yr-review_Time-for-a-Change.pdf. [Accessed: 26-Aug-2017]
[118]
“Report to the nations on occupational fraud and abuse - 2016 global fraud study.” Association of Certified Fraud Examiners, 2016 [Online]. Available: https://www.acfe.com/-/media/files/acfe/pdfs/2016-report-to-the-nations.pdf. [Accessed: 19-Dec-2023]

  1. Esta é uma das oito Propriedades de uma Sociedade Future-Fit – para mais detalhes, consultar o Guia de Metodologia.↩︎

  2. Dada a natureza dos mecanismos de acolhimento de preocupações, se os colaboradores não tiverem conhecimento da sua existência ou se o mecanismo não estiver a funcionar como previsto, é pouco provável que a gestão tome conhecimento da situação sem uma verificação proativa. Recomenda-se que estas revisões sejam realizadas pelo menos uma vez por ano.↩︎

  3. Para este indicador, não é apropriado utilizar o número médio de colaboradores (ex.: considerar dois colaboradores a trabalhar 20 horas por semana como equivalentes a um colaborador a tempo inteiro, ou três pessoas empregadas durante quatro meses como um posto de trabalho a tempo inteiro), pois tal abordagem pode ocultar o impacto sobre um ou mais indivíduos.↩︎

  4. Por exemplo, corresponderia ao número de colaboradores abrangidos por um mecanismo de acolhimento de preocupações que cumpre cinco das oito categorias de critérios, incluindo Garantir legitimidade e Assegurar resultados positivos.↩︎

  5. Esta informação é relevante para todos os Objetivos de Limite Mínimo relacionados com colaboradores, mas o método poderá ter de ser ajustado para efeitos deste objetivo. Para saber porquê, consultar a secção do Indicador de Contexto.↩︎