4. Considerações para avaliação e reporte

4.1 Definir um ponto de referência para avaliar o progresso em métricas de eliminação

Para alguns Objetivos de Limite Mínimo como Operações não emitem gases com efeito de estufa, o indicador de progresso capta o grau em que uma empresa eliminou um impacto negativo. Definir o que representa 100% para estas métricas é relativamente simples, mas identificar o ponto de partida (0%) é menos intuitivo. Para tornar o progresso da empresa rumo à eliminação relevante, é necessário um ponto de referência que “ancore” o desempenho.

Uma empresa pode escolher o seu próprio ponto de referência, a partir do qual serão medidas as reduções subsequentes, da seguinte forma:

  • Se a empresa já mede, há vários anos, todos os dados necessários para calcular o seu progresso rumo à sustentabilidade Future-Fit (ex.: todas as emissões operacionais de GEE), pode escolher os dados de qualquer um desses anos como ponto de referência.
  • Se a empresa mede uma proporção significativa, mas não a totalidade dos dados necessários (ex.: emissões de GEE em 4 das 5 instalações), deve estimar o valor em falta e utilizar o total parcialmente estimado como ponto de referência. Caso reporte publicamente o seu progresso, deverá declarar a utilização do valor estimado.
  • Se a empresa não tiver registos dos dados exigidos, o seu progresso começará nos 0% no ano em que iniciar a medição.

Esta abordagem assegura que qualquer empresa que já estivesse ativamente a medir e reduzir os seus impactos antes de utilizar o referencial (Benchmark) veja refletidos esses ganhos de desempenho no seu indicador de progresso.

Importa salientar que as empresas devem cumprir os seus compromissos com ações concretas. Se uma empresa se comprometer a tornar-se Future-Fit e escolher um ponto de referência, o seu indicador de progresso permanecerá nos 0% até conseguir reduzir os seus impactos (ex.: diminuindo as suas emissões de GEE) relativamente a esse valor inicial.

Uma vez escolhido, o ponto de referência não deve ser alterado em anos posteriores, exceto em casos excecionais em que a alteração proporcione dados reportados mais fiáveis e relevantes.271

4.2 Avaliação e reporte com dados incompletos

Idealmente, ao descrever o seu progresso rumo à sustentabilidade Future-Fit, todas as empresas deveriam avaliar e reportar a totalidade das suas operações. No entanto, existem situações em que isso pode ser impossível num determinado período de reporte. Exemplos incluem:

  • Empresas que estão a iniciar a avaliação do seu desempenho utilizando o referencial (Benchmark) e que ainda não conseguiram recolher informações de todas as áreas do negócio.
  • Empresas que estão a passar por grandes mudanças estruturais, como fusões, aquisições ou alienações de componentes operacionais.272

Nesses casos, as empresas são encorajadas a reportar o seu desempenho Future-Fit, desde que: (a) divulguem e justifiquem a extensão das suas atividades que não estão incluídas; (b) esclareçam aos utilizadores dos dados as possíveis implicações dessas omissões, no que diz respeito ao Future-Fitness da empresa273; (c) expliquem como essas omissões serão abordadas em futuros ciclos de reporte.

4.3 Verificação

Introdução à verificação do referencial (Benchmark)

Os indicadores do referencial foram concebidos para serem utilizados pelas empresas na avaliação do seu desempenho ambiental e social, proporcionando visibilidade sobre a forma como as decisões de gestão afetam o seu nível de sustentabilidade Future-Fit. Algumas empresas poderão sentir necessidade de recorrer a uma entidade terceira para verificar se realizaram corretamente essas avaliações — seja para reforçar a sua própria confiança na informação utilizada na tomada de decisões, seja porque tencionam reportar os indicadores externamente. Antecipando esta necessidade, o referencial foi estruturado de modo a facilitar processos de verificação, utilizando a norma ISAE 3000.

Ao autoavaliarem o seu desempenho, as empresas devem adotar uma postura proativa, pensando desde o início em como garantir e comunicar a correção dos seus dados e cálculos. No que diz respeito à informação financeira, isto envolve dois passos: 1) compilar evidência sobre o processo utilizado para chegar aos valores finais; 2) caso a informação vá ser publicada para consulta externa (ex.: num relatório anual), envolver um verificador independente para rever os valores reportados e os métodos utilizados na sua determinação. Esta abordagem visa dar confiança aos utilizadores da informação quanto à sua fiabilidade, sendo igualmente aplicável aos dados e reportes relacionados com o Future-Fit.

Normalmente, os verificadores exigem uma compreensão dos mecanismos de verificação e equilíbrio em que a empresa confia para garantir o bom funcionamento das suas operações (referidos como ‘controlos internos’)274, juntamente com um registo de informação que lhes permita avaliar as cinco áreas em que a recolha e o reporte de dados podem potencialmente falhar:

  • Existência / Ocorrência: Os resultados sociais e ambientais reportados ocorreram efetivamente? Ou foi incluída informação que não pode ser verificada e que, portanto, pode referir-se a eventos que nunca aconteceram?
  • Exaustividade: O que é reportado inclui toda a informação relevante? Ou existem dados importantes em falta que um utilizador do relatório precisaria de conhecer para tomar uma decisão informada?
  • Atribuição: Os resultados sociais e ambientais reportados ocorreram efetivamente devido às ações da empresa? Existe a possibilidade de a empresa estar a assumir responsabilidade por resultados (positivos ou negativos) que foram causados por outra organização ou que teriam ocorrido independentemente?
  • Exatidão: Os números apresentados no relatório foram corretamente calculados? A empresa seguiu corretamente as instruções e as contas estão isentas de erros?
  • Apresentação: Os dados estão a ser comunicados de forma clara, permitindo aos utilizadores do relatório compreender o seu significado e importância? Sempre que necessário, foi incluída informação de suporte suficiente para contextualizar os dados?

Em conjunto, estes aspetos são conhecidos como ‘declarações de auditoria’ (audit assertions). Quando um relatório Future-Fit é sujeito a verificação, o objetivo da equipa de verificação é determinar se o relatório foi preparado de acordo com as regras estabelecidas no referencial). A empresa pode facilitar o trabalho da equipa de verificação, ao reunir evidência que responda diretamente a estas declarações de auditoria.

Preparação para um processo de verificação

Se uma empresa estiver a planear submeter os seus dados do referencial a uma verificação por uma entidade independente, existem medidas que pode adotar antes da chegada da equipa de verificação, para facilitar o processo. Como cada empresa é diferente e enfrenta desafios únicos, é impossível ser totalmente prescritivo e fornecer uma lista exaustiva de passos que garantam que o processo de verificação decorra de forma fluida e bem-sucedida. No entanto, as secções seguintes descrevem algumas ações que ajudarão as empresas a abordar critérios que surgem repetidamente ao longo do referencial.

Documentação dos controlos internos

Os prestadores de serviços de verificação recomendam o mapeamento e a documentação dos processos organizacionais que a empresa utiliza para obter informações necessárias ao cálculo dos indicadores do referencial, recorrendo a diagramas de fluxograma, e a identificação dos controlos internos que ajudam a prevenir erros ao longo do processo. Isto facilitará a compreensão, por parte das equipas de verificação externas, de que departamentos, sistemas e funções estão envolvidos em cada processo, ajudará a identificar áreas onde podem surgir problemas e permitirá começar a avaliar se os controlos internos existentes são eficazes na prevenção ou deteção rápida de eventuais falhas. Consulte a secção sobre Orientações para mapear processos e controlos internos para mais informações sobre como proceder.

Orientações específicas para os tipos de critérios dos Objetivos de Limite Mínimo

Os Objetivos de Limite Mínimo abrangem uma ampla gama de temas, e os critérios definidos nos respetivos Guias de Ação incluem tudo, desde a medição de resultados de produção até ao agendamento de reuniões de revisão periódicas, passando pelo estabelecimento de compromissos a nível organizacional e pela implementação de recomendações de estruturas específicas de setor. Embora os requisitos estejam claramente definidos e sejam dadas regras específicas para a medição, existe uma flexibilidade significativa para que as empresas possam alcançar esses resultados de formas únicas, ajustadas ao seu modelo de negócio e à sua estratégia.

De um modo geral, isto é positivo para as empresas. Critérios distintos garantem que o destino visado pelos objetivos é claro, e definições específicas estabelecem condições equitativas de medição entre as empresas que reportam. Ao mesmo tempo, não é imposto às empresas um caminho obrigatório para alcançar esses critérios, o que confere liberdade de gestão para definir prioridades e aplicar soluções que façam sentido no seu contexto.

Embora alguns dos critérios apresentados nos diversos Guias de Ação sejam relevantes apenas para um Objetivo de Limite Mínimo específico, existem também temas recorrentes que surgem em vários Guias de Ação diferentes. Esta secção identifica esses temas e apresenta orientações sobre que tipos de controlos internos podem ajudar a garantir que todos os riscos relevantes sejam devidamente abordados.

1) Avaliações iniciais do âmbito

Para muitos objetivos, o primeiro passo é realizar uma avaliação do âmbito, na qual a empresa identifica todas as áreas em que o objetivo se aplica ao seu negócio. Para o objetivo A energia provém de fontes renováveis, a empresa deve primeiro identificar todas as áreas onde utiliza energia, antes de poder determinar o tipo e a proporção da energia utilizada. Para o objetivo As operações não emitem gases com efeito de estufa, o conceito é semelhante; antes de medir a quantidade de emissões, a empresa precisa de identificar todos os diferentes aspetos das suas operações que geram emissões. Este tipo de critério relaciona-se com a declaração de auditoria sobre Exaustividade — a empresa incluiu toda a informação relevante na sua avaliação e no seu reporte, ou existem áreas que foram incorretamente excluídas?

Alguns exemplos de controlos que podem ajudar neste processo são:

  • Conceber processos que não permitam avançar sem que todos os elementos de informação relevantes sejam registados, reduzindo a probabilidade de omitir dados importantes.
    • Ex. Os colaboradores têm condições contratuais justas: quando um novo colaborador é contratado, o sistema de RH exige o preenchimento da informação relativa às condições de trabalho antes de ser possível submeter o registo e configurar o processamento salarial.
  • Realizar verificações aleatórias de pontos de dados e segui-los até ao total agregado final, para garantir que foram incluídos no valor reportado, permitindo a deteção de informação necessária que tenha sido omitida inadvertidamente.
    • Ex. A energia provém de fontes renováveis: selecionar aleatoriamente um mês e um processo que utilize energia num determinado local e acompanhar essa compra de energia através do processo de reporte, para garantir que foi incluída no relatório final.

2) Critérios de cálculo

Depois de recolhidos os dados necessários para qualquer Objetivo de Limite Mínimo, é necessário realizar um cálculo para avaliar o progresso da empresa. Existem vários formatos de indicadores no referencial (Benchmark), e é útil que a empresa que está a reportar compreenda que tipo de indicador está a utilizar antes de iniciar o cálculo. Os tipos de indicadores incluem indicadores proporcionais (ex.: qual a percentagem de colaboradores que recebem um salário digno), indicadores de eliminação (ex.: reduzir as emissões nocivas do nível produzido no ano de referência até zero) e objetivos baseados em tabelas de pontuação (ex.: os bens de um fornecedor são avaliados em 60% porque cumprem alguns dos requisitos da política de aprovisionamento utilizados como critérios de medição de progresso, mas não todos).

Para estes critérios, tanto a Exatidão como a Exaustividade são declarações de auditoria relevantes. A empresa deve assegurar que: 1) considerou cuidadosamente toda a informação e as definições fornecidas no Guia de Ação relevante; 2) nos tópicos em que não disponha de dados completos de todas as partes da empresa, sabe como comunicar essa limitação e como a refletir nos cálculos dos indicadores; e 3) os anos de referência foram definidos em conformidade com as orientações da secção Definir um ponto de referência para avaliar o progresso em métricas de eliminação..

Alguns exemplos de controlos que podem ajudar neste processo são:

  • Criar uma lista de verificação para os colaboradores utilizarem ao completarem aspetos do processo de cálculo, assegurando que os passos necessários são seguidos e que toda a informação essencial é identificada. A lista de verificação orientará os colaboradores nas tarefas a executar e poderá ser revista por um supervisor, depois de o trabalho estar concluído, para identificar eventuais passos em falta.
    • Ex.: Uma lista de verificação para o objetivo O desperdício operacional é eliminado poderia incluir:
      • Descarregar todas as entradas de despesas na conta de “Eliminação de Desperdícios” relativas ao ano;
      • Identificar cada fornecedor único na conta;
      • Obter a pasta contendo as faturas físicas de cada fornecedor da conta de “Eliminação de Desperdícios” e rever as faturas do período para garantir que não existem encargos de eliminação omitidos ou mal classificados;
      • Registar os pesos indicados nas faturas numa folha de cálculo;
      • Para as faturas que indiquem a quantidade de desperdício em volume e não em peso, converter o volume para peso utilizando a proporção adequada;
      • Confirmar com o Gestor de Instalações se tem conhecimento de terceiros que tenham removido desperdício do local durante o período de reporte mas que não estejam registados na conta;
      • Somar os pesos registados na folha de cálculo utilizada para os cálculos;
      • Submeter o ficheiro e as faturas ao Supervisor para verificação.
  • Após concluído o cálculo para o período de reporte atual, realizar uma análise de variações em comparação com o mesmo cálculo de um período anterior. Para quaisquer elementos incluídos no cálculo deste ano mas ausentes no do ano anterior, para elementos do ano anterior que não estejam presentes no cálculo atual, ou para elementos que constem de ambos os cálculos mas apresentem diferenças significativas nos valores, deve-se investigar as diferenças e identificar as razões de cada variação, garantindo que não se trata de um erro.

A variação de 300 colaboradores totais poderia indicar a existência de informação em falta no cálculo deste ano, o que levaria a uma investigação. A gestão confirma que uma das fábricas da empresa foi encerrada durante o ano, afetando 350 colaboradores, incluindo 25 colaboradores administrativos. A empresa tinha avaliações, políticas e processos implementados para os colaboradores administrativos, mas ainda não tinha concluído esses trabalhos para os restantes colaboradores da fábrica. O encerramento da fábrica teve um impacto positivo nas finanças da empresa, permitindo a contratação de mais 50 colaboradores — que ainda não receberam a formação necessária para serem considerados plenamente abrangidos pelos requisitos do objetivo. Esta explicação pode ser comprovada com evidência e justifica a variação entre anos, pelo que a equipa de reporte está confiante de que não se trata de um erro de cálculo.

3) Critérios de documentação

Ao longo do referencial, existem requisitos que determinam que as empresas documentem as etapas dos seus processos, os cálculos efetuados e/ou os nomes dos recursos externos utilizados na aplicação das etapas dos Guias de Ação. Esta documentação pode servir diferentes finalidades. Em alguns casos, destina-se a ser incluída nas comunicações externas da empresa sobre o seu desempenho Future-Fit, para fornecer mais contexto e uma melhor compreensão aos utilizadores da informação. Noutros casos, deve ser registada e mantida internamente, para revisão pela gestão ou para criar um registo que permita aos verificadores externos compreender a abordagem adotada pela empresa para atingir o objetivo correspondente.

A documentação pode ser uma forma eficaz de demonstrar que determinado evento ocorreu num momento específico. Isto é importante internamente para comunicar os resultados de um projeto ou gerar apoio para uma proposta, e também pode ajudar a satisfazer um verificador externo de que os sistemas e controlos funcionaram conforme previsto ao longo de um período de reporte. Além disso, a documentação é útil para transformar o conhecimento informal ou a experiência institucional dos colaboradores numa base formal que qualquer pessoa possa utilizar e compreender. Isto é especialmente valioso para empresas em crescimento que precisam de replicar o sucesso das suas operações existentes, ou em situações de rotatividade de pessoal, em que as funções de um colaborador que sai precisam de ser transferidas para outra pessoa.

Alguns exemplos de controlos relacionados com a documentação incluem:

  • Criar diagramas com as etapas de um processo, mostrando o que desencadeia cada etapa, quais as ações envolvidas e se são gerados outputs específicos. Os diagramas podem ser reforçados com explicações narrativas do que acontece em cada ponto.
  • Registar os cálculos e manter os documentos de origem dos números utilizados. Isto pode incluir referências a documentos de terceiros ou websites, bem como a sistemas internos.
    • Ex.: Para o objetivo Os colaboradores recebem pelo menos um salário digno, uma empresa pode calcular o salário digno na sua região combinando o custo da habitação com base num relatório recente de uma ONG, o custo médio de uma dieta saudável no país retirado de um site governamental, um relatório da indústria da moda sobre o custo do vestuário, e ainda investigação própria sobre o custo das escolas numa determinada cidade, entre outros. Referenciar as fontes e as datas em que foram consultadas transmite confiança aos utilizadores do relatório de que os números são credíveis.
  • Criar documentação para processos físicos que normalmente não envolvem registos em papel ou em formato eletrónico pode ajudar a demonstrar, perante partes interessadas internas e externas, que os processos estão a ser executados conforme previsto.
    • Ex.: Para o objetivo Os recursos naturais são geridos com respeito pelo bem-estar dos ecossistemas, das pessoas e dos animais, um colaborador pode realizar uma inspeção regular a uma membrana de filtração num canal de drenagem agrícola, que faz parte do sistema da empresa para prevenir a escorrência de fertilizantes. Essa tarefa não exige, por norma, qualquer registo escrito, mas se for criada uma lista de verificação física que identifique os filtros inspecionados, a data das inspeções, e for assinada tanto pelo colaborador que realizou a tarefa como pelo seu gestor ou supervisor, esse documento torna-se uma evidência convincente de que a inspeção foi realmente efetuada.

4) Revisão periódica dos controlos internos

As empresas são dinâmicas — estão em constante inovação, crescimento e adaptação. Os controlos internos não estão imunes a esta realidade, pelo que as empresas devem procurar melhorar continuamente os controlos existentes e estar preparadas para os adaptar em resposta a outras mudanças no negócio. Por esta razão, muitas vezes faz sentido agendar proactivamente momentos para rever processos de controlo específicos. O referencial inclui alguns requisitos para essas revisões, mas podem existir outras situações em que estas também sejam úteis.

O momento da revisão deve ser planeado com base no risco a que o controlo está associado. Por exemplo, com que frequência ocorre esse risco e quão significativas seriam as consequências se o controlo não funcionasse de forma eficaz? Dependendo da resposta, pode ser necessário rever um controlo uma vez por ano (ex.: verificar se o material de formação para novos colaboradores contém hiperligações atualizadas para cursos online complementares sobre segurança), uma vez por trimestre, semanalmente ou até com maior frequência (ex.: garantir que uma nova cerca elétrica é eficaz para impedir o gado de invadir ecossistemas vizinhos sem colocar os animais em risco).

Alguns exemplos de revisões periódicas incluem:

  • Agendar reuniões recorrentes com os colaboradores e gestores relevantes para avaliar e discutir a eficácia de um controlo interno. Ao planear estas revisões, as empresas devem também definir os passos seguintes a dar para resolver eventuais problemas identificados com o controlo e considerar a afetação de orçamento para esse fim.
  • Enviar pedidos de feedback a colaboradores, selecionados aleatoriamente, de diferentes localizações ou departamentos, com uma periodicidade definida, para avaliar as suas opiniões e analisar os resultados no sentido de identificar eventuais questões que requeiram intervenção.
    • Para o objetivo A atividade empresarial é conduzida de forma ética, uma empresa pode enviar trimestralmente um inquérito a colaboradores de cada departamento, perguntando se percecionam riscos de violações éticas (ex.: pressão para atingir metas de vendas levando à alteração dos termos comerciais). Os resultados podem ser analisados e revistos na semana seguinte pela gestão de topo, que dará resposta a quaisquer questões significativas ou temas recorrentes identificados nas respostas.
  • Reservar tempo para observar se os controlos estão a ser executados conforme foram concebidos. Não é invulgar que os controlos sejam aplicados de forma diferente da prevista originalmente. A observação direta pode revelar fragilidades no desenho do controlo, aspetos pouco práticos ou indicar a necessidade de ajustes na formação ou nos sistemas de incentivos. Realizar estas observações sem notificar previamente os responsáveis pelo controlo pode ajudar a garantir que o comportamento observado é representativo do que realmente acontece no dia a dia.

5) Referências a outras normas

Em vários momentos, o referencial faz referência a uma ferramenta de gestão de terceiros específica ou recomenda que as empresas sigam as “normas relevantes do setor”. A razão para isso é que o referencial foi concebido para ser aplicável a qualquer empresa, de qualquer setor de atividade, mas, para muitos setores, existe um vasto conjunto de orientações altamente especializadas em temas sociais e ambientais relevantes para a sustentabilidade Future-Fit. Sempre que possível, procurámos indicar essas outras normas às empresas ou alinhar as orientações do referencial com elas. Noutros casos, os temas abordados são demasiado específicos para serem incluídos no referencial, por não serem aplicáveis à maioria dos utilizadores.

Alguns exemplos de outras normas que podem ser aplicáveis às empresas incluem:

  • Identificar áreas de elevado valor de conservação cultural ou ambiental (High Conservation Value) nas proximidades dos locais físicos de atividade da empresa.
    • Para o objetivo As operações não invadem ecossistemas nem comunidades, as empresas devem consultar as definições e orientações de avaliação disponibilizadas pela HCV Network, a fim de determinar se as áreas impactadas pelas suas operações incluem zonas de Alto Valor de Conservação, e seguir as orientações de gestão aplicáveis, se for o caso.
  • No caso de empresas que produzem ou adquirem produtos ou serviços para os quais existem orientações amplamente reconhecidas sobre como minimizar impactos sociais ou ambientais negativos, espera-se que essas empresas identifiquem e sigam essas políticas, assinalando, no entanto, as áreas em que tais orientações não abrangem todos os requisitos do referencial.
    • Para o objetivo Os recursos naturais são geridos com respeito pelo bem-estar dos ecossistemas, das pessoas e dos animais, espera-se que empresas que produzem óleo de palma identifiquem e sigam as orientações da Roundtable on Sustainable Palm Oil (RSPO). A empresa deverá também reconhecer os limites do âmbito da norma setorial relevante (neste caso, as orientações da RSPO) sempre que estas não cobrem a totalidade da informação exigida pelo referencial. Por exemplo, a RSPO fornece orientações e ferramentas para ajudar no cálculo das emissões de gases com efeito de estufa associadas às plantações e fábricas dos produtores de óleo de palma, e exige que as empresas calculem esses valores — mas isso não representa a pegada de carbono completa da operação da empresa, conforme exigido pelo objetivo As operações não emitem gases com efeito de estufa.
Aplicação destes princípios

Estes exemplos devem ajudar a fornecer ideias sobre como uma empresa pode garantir que está preparada para a verificação relativamente a alguns dos tipos de critérios recorrentes, presentes no referencial. No entanto, é importante lembrar que cada empresa terá, provavelmente, elementos específicos que exigem um planeamento inovador para serem devidamente abordados.

Existem também muitos critérios no referencial que não se enquadram claramente nas cinco categorias apresentadas acima. Nestes casos, as empresas devem considerar quais as declarações de auditoria mais relevantes para os utilizadores do relatório, garantir que existem controlos adequados para prevenir eventuais problemas relacionados com essas declarações, e descrever e documentar claramente esses controlos. Isto permitirá que os auditores compreendam rápida e eficazmente o ambiente de controlo da empresa, e ajudará a garantir que os processos de verificação decorrem da forma mais eficiente e útil possível.

Bibliografia

[125]
“IAS 8 — accounting policies, changes in accounting estimates and errors.” International Accounting Standards Board, 01-Dec-2005 [Online]. Available: https://www.iasplus.com/en/standards/ias/ias8. [Accessed: 01-Sep-2017]

  1. A empresa deve abordar a definição de um ano de referência da mesma forma que aplica uma política contabilística. Por essa razão, a redação utilizada nesta secção segue a terminologia da Norma Internacional de Contabilidade 8.14 (IAS 8.14). [125]↩︎

  2. Nesses casos, as empresas devem considerar se devem ser feitos ajustamentos aos valores anteriormente reportados (incluindo quaisquer pontos de referência, conforme descrito na secção Definir um ponto de referência para avaliar o progresso em métricas de eliminação. Devem também determinar como e quando integrar a informação sobre o Future-Fitness de qualquer novo ativo nos cálculos da empresa.↩︎

  3. Por exemplo, a parte omitida é previsivelmente semelhante ao resto das operações da empresa em termos de sustentabilidade Future-Fit? Se sim, qual é a dimensão dessa parte como percentagem do total das operações da empresa? Se não, de que forma poderá essa parte omitida introduzir novos riscos (ex.: regionais ou específicos do setor) que não sejam proporcionais à sua dimensão?↩︎

  4. Consulte a secção O que são os controlos internos? para uma descrição mais detalhada dos controlos internos.↩︎